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打印 日前，揚帆集團公司總裁游建雄組織部分領導和專業人員進行了跨部門溝通培訓。通過案例教學的方式，我們了解到通常在企業經營管理中，一些項目完成得好與壞，不單是其中某一個團隊做好就會有好結果，還需要其它部門的配合與支持。這其中，項目主管需要扮演兩個角色：一個是組織者，一個是協調人；并且他在管理好項目團隊的同時，還要帶領著項目團隊進行有效的溝通與協商，爭取跨部門間的協同作戰，確保預定的工作目標得以圓滿實現。
明確工作目標
由于職責分工的不同，項目組成員們在認知上難免有差異。加上信息不對稱，溝通不暢等因素，就會導致工作進程與目標發生偏差。比如：設備開箱驗收現場，十之八九都會吵得天響，買家（我們是市場處）、技術部門（船研所）、用戶（工程隊）三家，如果不明確共同的工作目標，從各自團隊的局部利益出發，難免會影響整個工作的節奏和目標實現。因此，作為跨部門的項目，首先要明確本項目的目標是什么。
基于工作目標，項目主管要組織有關人員進行詳細的工作分解，通過5W1H的思維方式，將參與項目各方的分工、職責、責任人、時間節點加以明確，同時配套經濟責任，確保參與各方通力合作。
跨部門溝通
跨部門溝通的一個基本原則就是不愿其煩。不要以為開完會、下完班就沒事了；事后應該隨時保持聯系，主動了解其它相關部門的工作進度，掌握最新情況。而且，項目主管所表現出的積極態度，更可以讓下屬或其它部門感受到你對這件事情的重視程度，間接地帶給他們壓力，帶領大家盡職盡責完成工作、達成目標。
比如：可鼓勵下屬與相關部門的員工建立朋友關系，避免“半熟臉”、沒事不說話的現象發生。再比如：有可能的情況下，不妨請需要配合的部門主管來參加本項目的重要業務會，一方面可以讓他了解本項目的意圖和需要獲得的資源和工作配合，而且還可以聽取他們的建議，以便實施過程中可以更順利地合作；而且其它部門主管可能也會吸取這個經驗而“禮尚往來”。適當的搞些聯誼活動也不錯，正式溝通和非正式溝通均可采用，所謂“管理有法但無定式”，溝通的目的是為了增進交流和默契的合作，達到提升整個項目工作的目的。
先理順項目內部
有時候一些問題看似跨部門溝通不暢，其實是自己團隊內部溝通先出了問題。有時部門主管之間約定的事情，代表部門參與項目的下屬卻完全不知情；由于信息不對稱，重復地溝通和工作，徒然浪費了許多時間和精力。
有時則是項目時間緊，屬下之間彼此協調好的事情，卻沒有事先告知主管就去做了。主管事后知道部分內容不妥，全盤推翻之前的決定，一切工作又得重頭來過。所以，除了要建立跨部門溝通之外，更要協調好項目內部的溝通機制，確認你與屬下之間的信息是全流通的。
不妨輪換崗位
80/20規律告訴我們，公司內部80%的信息交流與溝通發生在20%的關鍵人員之間，所從有利于整個公司管理的角度來看，適當的崗位輪換也可以適當的、局部范圍使用。通過部分關鍵業務及職能部門人員適當輪崗或換崗，其好處之一就是讓職能部門人員深入了解一線生產業務流程后，再回來為原來的部門提供服務和交流就容易多了，相互間有了體諒和相互支持，最終提升整體工作績效，這是基于換位思考的原理和實踐。（揚帆集團 余健）
